Het nieuwe jaar is begonnen en in ons laatste blog hebben we het (handmatig) inventaris tellen en de basisregels besproken om je leven een beetje gemakkelijker te maken. We hebben enkele extra tips en trucs voor je en nee, het telraam hoort daar gelukkig niet bij ;-).

1. Informeer je personeel

Zorg ervoor dat je team bekend is met alle stappen die je gaat zetten. Als je een plattegrond hebt gemaakt, laat deze aan hen zien en zorg ervoor dat ze weten wie waar aan het werk gaat. Heb je de positie van bepaalde items gewijzigd of vakken en secties opnieuw geëtiketteerd? Vertel het ze, of beter nog, laat het aan ze zien. Loop met het team over de vloer, zodat ze zich overal mee vertrouwd kunnen maken. Dit maakt het eenvoudiger om te tellen en te combineren. Wijs je voorraadtellingen niet willekeurig toe aan elke werknemer. De groep die je voorraad telt, moet bestaan ​​uit doorgewinterde werknemers gecombineerd met wat nieuwe teamleden die een frisse blik hebben. Je hebt ervaren teamleden nodig, omdat deze werknemers beter bekend zijn met je beleid en de locatie van verschillende items. Maar iemand die zo gewend is aan je winkel of magazijn, kan echter kleine problemen en details over het hoofd zien, daarom kan het nuttig zijn om mensen te hebben die nieuw zijn in het team.

2. Zorg voor een pizzaatje en voldoende te drinken voor je personeel

Met water, frisdrank en een paar dozen pizza kom je een heel eind om je werknemers tevreden en efficiënt aan het werk te houden. Het fysiek tellen van inventaris is een moeizaam proces, dus je wilt dat jd team bij de les blijft. Door te zorgen voor voldoende eten en drinken, houd je je teams langer scherp.

3. Breng je magazijn in kaart

Maak een plattegrond van je magazijn die duidelijk aangeeft waar je producten zich bevinden. Zo krijg je een overzicht van je magazijn en is het eenvoudiger maken om mensen aan elke sectie toe te wijzen, zodat je kunt bepalen wat de beste manier is om te inventariseren (dwz waar begin je met tellen en hoe beweegt het team door het magazijn). Deze kaart kan ook dienen als handige checklist wanneer midden in het proces van inventarisatie zit. Je kunt de secties die al zijn geteld markeren, zodat je gemakkelijker kunt zien hoe ver je bent.

4. Maak gebruik van technologie

Traditioneel worden fysieke voorraadtellingen gedaan met pen en papier. Het personeel gebruikt blaadjes voor de fysieke inventaris gebruiken om de producten op te tellen en de gegevens later in het systeem te zetten. Dit is een manier, maar erg efficiënt is het niet omdat je dan eigenlijk twee keer aan het invoeren bent. Het tellen van fysieke inventaris is al een “handmatige” taak, dan wil je niet later alles ook nog eens handmatig moeten invoeren.
  • A. APP voor handscanners Digitaliseer het telproces met Scanner, een gratis mobiele app die het inventariseren van tellingen een fluitje van een cent maakt. Met Scanner kun je volledige en gedeeltelijke voorraadtellingen doen met je iPhone, iPad of iPod Touch. Scan je productbarcodes met de camera van je apparaat en de app slaat automatisch alle benodigde productinformatie op. Scanner synchroniseert voltooide tellingen met je Vend-account, dus als je klaar bent met tellen, kunt je je voorraadniveaus eenvoudig bijwerken. Handig!
  • B. RFID Heb je behoefte aan een meer geavanceerd hulpmiddel voor voorraadaantallen? Overweeg dan RFID-technologie. RFID staat voor Radio Frequency Identification. RFID laat je chips in de verpakking van je merchandise insluiten zodat je eenvoudig hun locatie kunt volgen. RFID is erg handig, niet alleen vanuit het oogpunt van preventie, maar ook als het gaat om het bijhouden van je inventaris.

5. Etiketten en planken labelen

Bereid je inventarisatie goed voor. Als je een fysieke telling van je inventaris uitvoert, moet je de vakken of schappen in je magazijn aanvinken als de producten daarin niet zichtbaar zijn. Losse dozen en losse pallets zijn vaak de problemen die je blijven achtervolgen terwijl je probeert de boel goed in kaart te brengen. Zelfs als je voor de duur van de telling nieuwe, tijdelijke locaties moet maken, plaatst alles dan op een goed aangegeven en afgebakende plaats en laat het daar staan.

6. Denk aan items die tussen wal en schip hangen

Houd rekening hoe je om wilt gaan met items die tussen wal en schip hangen. Dit kunnen handelswaren in transit zijn – zoals openstaande orders van leveranciers of producten die zijn geretourneerd. Idealiter moeten deze items worden verwerkt en afgehandeld voordat er wordt geteld om verwarring achteraf te voorkomen.

7. Houd na de telling je inventaris onder controle

Ben je klaar met het tellen van de voorraad? Voer dan direct stappen door om je de nauwkeurigheid te verbeteren:
  • Dubbelcheck je tellingen zo snel mogelijk Het is altijd een goed idee om je cijfers te controleren voordat je je voorraadniveaus bijwerkt, om er zeker van te zijn dat alles correct is geteld. En het moment om dit te doen is direct nadat je je voorraadtelling hebt voltooid. De informatie is dan nog vers, dus vermijd het uitstellen van je voorraadcontroles want dit vergroot de kans op fouten en onduidelijkheden.
  • Zorg voor voorraadrapportages Door dit te doen, kunt je de gegevens analyseren en zien wat je kunt doen om je organisatie te verbeteren. Deze taak moet eenvoudig zijn als je POS- of retailbeheersysteem beschikt over rapportage- en retailanalysemogelijkheden. Genereer gewoon de juiste rapporten en bestudeer de gegevens voor bruikbare inzichten. Je kunt ook een hulpmiddel gebruiken, zoals de gratis Excel Inventory Template van Vend om de gegevens en inzichten te verkrijgen die je nodig hebt.
  • Bepaal zones met hoog risico. Gebruik je voorraadrapporten om zones met een hoog risico of regio’s in je magazijn te identificeren. Vertel je medewerkers over deze risicovolle gebieden en zoek uit hoe je verliezen in die regio’s kunt minimaliseren.
  • Vergelijk meerdere voltooide voorraad rapporten. Nadat je meerdere tellingen in een bepaalde periode hebt voltooid, is het nuttig om die rapporten te bekijken, zodat je patronen kunt herkennen. Hiermee kun je dan achterhalen waarom verliezen of verschillen optreden, zodat je preventieve actie kunt ondernemen voor de toekomst. Door vorige rapporten te vergelijken met huidige rapporten, kun je ook zien of je voorraadbeheer goed werkt. Zijn discrepanties in de loop van de tijd afgenomen of niet? Hoe het ook zij, de enige manier om uit te vinden of iets werkt, is om de gegevens te vergelijken.
Dat is het dan. We zullen niet zeggen: veel plezier met tellen, maar onze tips kunnen zeker helpen om de klus wat gemakkelijker te maken. En natuurlijk kunt je ons altijd bellen als je hulp nodig hebt bij je magazijnbeheer of logistieke operaties.