“69% van de bedrijven
verliezen de aandacht
na 'Go Live' en heffen
zelfs het projectteam op.”

Alies de Graaf, consultant en HR Aratus.

WMS selectie en beveiligingstips voor MKB en MKB+

MKB security WMS
Het vinden van het juiste WMS voor jouw organisatie kan een behoorlijke zoektocht zijn want het aanbod is groot en er zijn een boel factoren die de keuze voor een WMS beïnvloeden. Uiteraard is het kostenplaatje belangrijk en dit reikt verder dan de aanschaf want na implementatie is er altijd een ongoing optimalisatie nodig. Daarnaast zijn er factoren als schaalbaarheid, veiligheid, betrouwbaarheid, specifieke functionaliteiten en maatwerk. Zeker dat laatste is iets waar bij veel bedrijven direct de alarmbellen gaan rinkelen want maatwerk hangt altijd nauw samen met de investering die gedaan moet worden.

Een WMS kies je met je team

Voor de juiste keuze voor een WMS is het dan ook cruciaal om heel goed in kaart te brengen wat er exact nodig is op korte termijn, maar ook wat er mogelijk moet zijn op de langere termijn. Op die manier kan er een afgewogen beslissing genomen worden. Om ervoor te zorgen dat je tot een goede keuze kunt komen, is het van belang om met het juiste team deze afwegingen te maken. Wij adviseren dan ook altijd om vanaf het begin je team te betrekken bij alle keuzes en dus ook bij de keuze voor een nog aan te schaffen systeem. Haak dus niet alleen je IT-verantwoordelijke aan, maar ook een teamleider, de warehouse manager, je database manager, een WMS-expert en last but not least een Go Live Team dat zowel tijdens als na Go Live betrokken om het systeem te optimaliseren. In het geval van het upgraden en integreren van meerdere systemen zal een specialist op het gebied van integratie ook een slimme toevoeging zijn.

Het implementeren en optimaliseren van een WMS is voor veel organisaties een flinke operatie. Het team dat verantwoordelijk is voor het WMS heeft vaak zijn handen vol aan het implementeren, configureren en testen waarbij het maar al te vaak voor komt dat meerdere systemen met elkaar moeten communiceren die daar eigenlijk niet voor gemaakt zijn. Hierbij kan dan zomaar een andere belangrijke factor de kop opsteken: beveiliging. Beveiliging gaat niet alleen over de fysieke voorraad en een goed inzicht in wie wanneer waar aanwezig is in het logistieke proces, maar ook om beveiliging van alle hard- en software. Om ervoor te zorgen dan je een beter en veiliger proces kun draaien, hebben wij een aantal tips voor je op een rij gezet:

1. Besef van het belang van veilige processen

Het begint allemaal met ervoor te zorgen dat uw organisatie het belang van goede beveiliging inziet. Dit zorgt er ook voor dat protocollen om die veiligheid te garanderen, beter gevolgd worden. De mensen in de organisatie, inclusief jijzelf, vormen het grootste risico waar het gaat om beveiliging. Wanneer alle medewerkers hier niet goed van doordrongen zijn, ben je als organisatie al snel kwetsbaar.

  • Is er een beleid voor het gebruik van (vreemde) USB-sticks?
  • Hebben alle medewerkers sterke wachtwoorden?
  • Kunnen medewerkers op andere locaties met hun mobiele devices zomaar gebruik maken van gratis Wifi-netwerken?
  • Is er een protocol in het geval van diefstal of verlies van een (mobiel) device?

Dit zijn maar een paar van de vragen die je jezelf zou moeten stellen waar het gaat om veiligheid. En zo kunnen we nog wel even doorgaan…

2. Onvoldoende bescherming van persoonsgegevens

Je hebt ongetwijfeld al gehoord van de nieuwe AVG/GDPR-wetgeving die per mei 2018 van kracht wordt. Deze wet zegt dat bedrijven meer moeite moeten doen bij het veilig bewaren van persoonsgegevens. Wanneer je denkt dat dit niet van toepassing is op jouw bedrijf, dan is de kans groot dat je het mis hebt. Deze wet heeft betrekking op alle organisaties die in meerdere of mindere mate doen aan opslag van persoonsgegevens. Dat zijn dus bijna alle bedrijven die ook maar iets doen in de zakelijke dienstverlening of consumentengoederen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u aan deze wetgeving voldoet want de boetes die opgelegd kunnen worden, kunnen oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet.

Deze wet stelt niet dat je als organisatie 100% moet kunnen garanderen dat alles veilig is, maar je moet wel kunnen aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om de beveiliging zo goed mogelijk voor elkaar te hebben.

3. Online ontsluiting van je digitale systemen

Natuurlijk is het handig om de systemen die je hebt draaien, online beschikbaar te maken. Klanten kunnen dan zelf inloggen en communicatie kan sneller en efficiënter verlopen. Maar zoals met alle systemen die online beschikbaar zijn, ontstaat er ook hier weer een beveiligingsissue. Online systemen zijn namelijk interessante doelwitten voor hackers. Met een SSL-certificaat en sterke wachtwoorden voor je gebruikers ben je er tegenwoordig nog niet. De hardware en software die gebruikt wordt kan namelijk ook kwetsbaarheden bevatten. We hebben allemaal de berichten wel gelezen over de ransomware problematieken en onlangs nog de onveilige chips in het merendeel van de mobiele telefoons. Wanneer je organisatie slachtoffer wordt van een aanval of hack, zijn de gevolgen vaak niet te overzien. Er kan informatie veranderd of gestolen worden en je hele operatie kan zelfs lamgelegd worden. De gevolgen en kosten van dit soort rampen, want zo kunnen we het gerust noemen, zijn dan niet te overzien.

4. De groeiende invloed van robotisering en het ‘Internet of Things’

Beacons, robots, RFID, zelfrijdende heftrucks, drones, smart labels. De invloed van het ‘Internet of Things’ in de logistieke sector wordt alsmaar groter. Dit wordt uiteraard gevoed door de voordelen die het biedt. Maar ook hier loert het gevaar omdat deze systemen gekoppeld zijn en ook vaak aan het internet hangen. Het is hierbij niet alleen zo dat bij veel bedrijven de beveiliging beter zou kunnen, het komt ook regelmatig voor dat het besef er in de organisatie niet of onvoldoende is. Men weet niet wat er allemaal aan elkaar gekoppeld is en al helemaal niet wat de mogelijke risico’s zijn die hiermee gepaard gaan. Het werkt toch?

5. Zo sterk als de zwakste schakel

Het lijkt wel of we een somber plaatje schetsen en dat de beveiliging eigenlijk altijd beter kan. Dat laatste is zeker het geval. Ook al worden alle systemen regelmatig getest, worden systeem- en software-updates direct uitgevoerd en zijn alle medewerkers zich bewust van het belang van goede beveiliging, toch kan elke organisatie alsnog slachtoffer worden van cybercrime. Het belang van continue aandacht voor beveiliging en het beperken van risico’s moet 24/7, 365 dagen per jaar op de agenda staan. Dit in combinatie moet goede back-up scenario’s kan ervoor zorgen dat je bij een mogelijke aanval de schade tot een minimum weet te beperken.

Bij Aratus kennen wij het klappen van de zweep in de logistieke sector, zeker ook op het gebied van veiligheid. Wil je meer weten over onze aanpak of heb je wellicht behoefte aan een betrouwbare partij die eens een aantal security-checks doet? Neem dan contact met ons op want ook hier geldt dat voorkomen beter is dan genezen.